Endori Food verbindet DocuWare und SAP für effizientere Rechnungsprozesse
Die endori food GmbH & Co. KG nutzt seit Dezember 2022 SAP und hat sich entschieden, das neue ERP-System mit dem vorhandenen Dokumentenmanagement System DocuWare zu verbinden. Durch den Einsatz der Schnittstelle DocuWare Connect to SAP sowie ergänzenden Zusatzmodulen erhält endori eine effiziente Dokumentenverwaltung und automatisierte Prozesse in der Rechnungsverarbeitung.
Moderne IT-Systeme für die nachhaltige Lebensmittelproduktion
Menschen dabei unterstützen, eine gesunde und nachhaltige Ernährung zu genießen, ohne dabei auf Geschmack und Genuss zu verzichten – mit dieser Mission wurde die endori food GmbH & Co. KG im April 2015 in Stegaurach / Bamberg gegründet.
Das Unternehmen hat sich auf die Herstellung und den Vertrieb von pflanzenbasierten Hoch-Protein-Lebensmitteln spezialisiert und ist bestrebt, gesunde Alternativen zu herkömmlichen Fleischprodukten anzubieten und sich gleichzeitig für den Umweltschutz einzusetzen.
Um diese Ziele zu erreichen und den betrieblichen Ablauf weiter zu optimieren, hat endori zum Jahreswechsel ein neues SAP ECC System eingeführt.
Damit stellte sich die Herausforderung, das bereits bestehende Dokumentenmanagementsystem DocuWare mit dem neuen ERP-System zu integrieren.
Das Beratungshaus Thum betreut endori bereits seit einiger Zeit zum Thema Dokumentenmanagement.
In Zusammenarbeit und im Auftrag von Thum wurde Varelmann beauftragt, die DocuWare-Schnittstelle „Connect to SAP“ einzuführen.
Effizienter Eingangsrechnungsprozess und automatische Archivierung
Die DocuWare Connect to SAP Schnittstelle sollte zusammen mit den Modulen Simple Invoice, Document Indexing und Document Link implementiert werden, um einen effizienten Eingangsrechnungsprozess für FI- und MM-Rechnungen zu erhalten und ausgehende Lieferscheine sowie Auftragsbestätigungen automatisch archivieren und indexieren zu können.
Das Modul Simple Invoice ermöglicht die Realisierung eines Eingangsrechnungsprozesses für FI- und MM-Rechnungen.
Die eingehenden Rechnungen im Archiv werden an SAP übertragen, und die entsprechende Transaktion (FB60, MIRO) gestartet.
Dabei werden die relevanten Informationen aus DocuWare vorbefüllt, um den Prozess effizienter zu gestalten.
Zusätzlich wurde das Modul Document Indexing eingerichtet.
Dies ermöglichte die Indexierung von Eingangsrechnungen (FI+MM) anhand der FI-Belegnummer, des Buchungsdatums, des Zahlstatus und des Zahldatums.
Des Weiteren werden ausgehende Lieferscheine und Auftragsbestätigungen automatisch archiviert und indexiert.
Die Indexierung erfolgt in Echtzeit nach der Buchung beziehungsweise dem Abschluss des Zahllaufs.
Als zusätzliche Besonderheit wurde bei endori ein Barcode-Szenario eingerichtet, das eingehende Lieferscheine mit den entsprechenden Anlieferungsbelegen in SAP verknüpft.
Dadurch wurde die Verwaltung von Lieferdokumenten weiter vereinfacht.
In drei Schritten zur effizienten Verbindung von DocuWare und SAP
Das Vorgehen bei der Implementierung der DocuWare Connect to SAP-Schnittstelle erfolgte in drei Schritten.
Zunächst wurde die Schnittstelle gemäß den Anforderungen des Kunden implementiert.
Im zweiten Schritt wurden Anpassungen im SAP-System (Customizing) vorgenommen, darunter Anpassungen und Prüfungen zur Optimierung der Archivierung über die Standardschnittstelle ArchiveLink.
Schließlich wurden im dritten Schritt die notwendigen Einstellungen für eine optimale Nutzung der Schnittstelle vorgenommen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.
endori hat durch die erfolgreiche Implementierung einen deutlichen Mehrwert erzielt.
Die Verbindung der beiden Systeme hat die Effizienz des Rechnungseingangsprozesses verbessert, die revisionssichere Archivierung vereinfacht und die Transparenz erhöht.
Die automatische Übernahme und Vorbefüllen von Vorgängen führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, während die Indizierung von Dokumenten mit wichtigen Informationen zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Rechnungsprozesses beiträgt.
Die enge Zusammenarbeit zwischen endori, Varelmann und Thum trug wesentlich zum Erfolg des Projekts bei und sorgte für eine reibungslose Umsetzung.
Über den Projektpartner
Die Hippolyt Thum GmbH, ein inhabergeführtes, herstellerunabhängiges Familienunternehmen, organisiert dank generationsübergreifender Branchenerfahrung seit 1983 effizient und effektiv die Handhabung von Dokumenten.
Gestartet mit klassischen Druck- und Kopierlösungen widmet sich Thum bereits seit den 1990er Jahren der Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen und hat sich zum kompetenten Anbieter für BPM-Consulting-Dienstleistungen entwickelt.
Über Varelmann
Die Varelmann Beratungsgesellschaft mbH steht mittelständischen SAP-Kunden seit 1999 als Service und Beratungspartner zur Seite.
Hand in Hand mit unseren Kunden implementieren wir SAP-Lösungen, geben durch unsere AMS-Modelle Rückendeckung im Tagesgeschäft und nehmen individuelle Entwicklungen vor.
Mit unserem Wissen und unserer Erfahrung im Bereich FMCG bieten wir zielgerichtete Beratungsleistungen für Kunden der Branche.
Durch die Zusammenarbeit mit Varelmann konnten wir das Projekt bei endori zügig umsetzen. Jedes Teammitglied wurde immer sobald Aufgaben abgeschlossen wurden oder es Veränderungen im Projektablauf gegeben hat, proaktiv informiert. Durch die ganzheitliche Kommunikation konnte unser Ziel schnell erreicht werden.
Christina Thum – Consultant Hippolyt Thum GmbH
Laden Sie sich den Referenzbericht Hier herunter.
