Von Microsoft Navision zu SAP S/4HANA: Template-Rollout in der Division Kapsto beim Kunststoffexperten Pöppelmann

Varelmann hat seinen Kunden Pöppelmann im Teilprojekt „MACH3“ erfolgreich unterstützt. Das Projekt war Teil der Einführung von SAP S/4HANA und konzentrierte sich auf den Rollout eines bestehenden Templates in der Division KAPSTO.

Pöppelmann ist ein international tätiges Kunststoff-Unternehmen mit über 2.500 Mitarbeitenden, das sich auf hochwertige Kunststofflösungen spezialisiert hat. Der Geschäftsbereich KAPSTO produziert Schutzlösungen wie Kappen und Stopfen für Fertigung, Lagerung und Transport.

Das Gesamtprojekt der SAP-Einführung wird in mehreren Wellen realisiert. Bei „MACH3“ unterstützte Varelmann das Inhouse-SAP-Team von Pöppelmann als „Berater im Beifahrersitz“, da der Kunde punktuelle Beratung statt Vollzeitbegleitung suchte.

Das Inhouse-Beraterteam von Pöppelmann führte das Projekt federführend, während Varelmann und HPC punktuell unterstützten.

Die beratende Unterstützung ermöglichte es Pöppelmann, ihre vorhandenen internen Ressourcen optimal zu nutzen und gleichzeitig vom tiefen SAP-Know-how der Partner zu profitieren.

Herausforderung Template-Rollout

Pöppelmann stand vor der Herausforderung, ein neues ERP-System weltweit einzuführen.

Ein bereits erarbeitetes SAP S/4HANA-Template sollte auf die Division KAPSTO ausgeweitet werden, wobei die spezifischen Produktprozesse der Division berücksichtigt werden mussten.

In einer Fit-Gap-Phase wurden ca. 500 Gaps identifiziert, die im Rahmen der Realisierung zu schließen waren.

Besonders gefragt war Know-how in den Bereichen Vertrieb, Produktion sowie in der Entwicklung.

Zudem galt es, Pöppelmann besonders bei der Projektkoordination und beim Extended Warehouse Management (EWM) zu unterstützen.

Eine besondere Herausforderung war der Projektstart während der Corona-Pandemie, so dass ein Großteil der Arbeiten zunächst remote durchgeführt wurde.

Umsetzung im Projekt

Varelmann übernahm den ERP-Teil des Projekts, während der Partner HPC das Teilprojekt EWM verantwortete.

Durch eine agile Projektmethodik mit festgelegten Sprints und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem starken internen Beraterteam von Pöppelmann und den externen Beratern von Varelmann und HPC konnte das Template termingerecht ausgerollt werden.

Ziele waren die Optimierung von Abläufen, der Abbau von Wertschöpfungsbarrieren sowie die Implementierung eines funktionierenden IC-Abwicklungsprozesses zwischen den Divisionen KAPSTO und K-Tech.

Ergebnisse

Das Projekt wurde innerhalb von 1,5 Jahren abgeschlossen und die Division KAPSTO ging über die Pfingstfeiertage Ende Mai 2023 live.

Die Einführung von SAP S/4HANA bei Pöppelmann KAPSTO in Deutschland und in mehreren Vertriebsbüros in Europa führte zu einer signifikanten Optimierung der Geschäftsprozesse.

Es ist gelungen, alle bestehenden KAPSTO-Prozesse erfolgreich in das Template zu integrieren und eine zukunftssichere ERP-Lösung zu implementieren.

Schlussfolgerungen und Besonderheiten

Das rund 40-köpfige Projektteam arbeitete eng und vertrauensvoll zusammen, was entscheidend zum Projekterfolg beitrug.

Weitere Erfolgsfaktoren waren eine sehr strukturierte Vorgehensweise und der gezielte Einsatz agiler Methoden.

Dies erforderte eine besonders enge Zusammenarbeit und gute Abstimmung zwischen den Teams.

Wie es weitergeht

Nach dem erfolgreichen Abschluss von „MACH3“ wird Varelmann auch in den kommenden Phasen „Welle 4“ und „Welle 5“ die Projektarbeit weiterhin intensiv begleiten und mit seiner Expertise unterstützen.

Der schrittweise Rollout auf weitere Geschäftsbereiche wird damit konsequent fortgeführt und in bewährter Zusammenarbeit weiterentwickelt.

Über die eigentliche Projektarbeit hinaus steht Varelmann dem SAP-Inhouse-Team von Pöppelmann zudem mit seinen Application Management Services zur Seite.

Diese Unterstützung entlastet die internen Berater spürbar, insbesondere während der intensiven Projektphasen, indem operative Supportaufgaben zuverlässig übernommen werden.

Varelmann trägt damit maßgeblich zur Stabilität des Echtbetriebs bei und stellt gleichzeitig einen leistungsfähigen 3rd Level Support sicher – eine wichtige Voraussetzung, um den laufenden Betrieb auch bei hoher Projektauslastung unternehmensweit reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Mit Varelmann konnten wir auf einen kompetenten und engagierten Partner zählen, der unsere Bedürfnisse genau verstand. Die Zusammenarbeit gestaltete sich unkompliziert und bereitete uns große Freude. Der Mix aus erfahrenen internen und externen Beratern war der Schlüssel zum Erfolg unserer SAP-Einführung.

Andreas Timmen – Abteilungsleitung SAP Application Management, Pöppelmann GmbH & Co. KG